會(huì)是指多人相聚，議是指協(xié)商事宜，會(huì)議其實(shí)就是把人們召集在一起討論事情、解決問(wèn)題的一種社會(huì)活動(dòng)方式。
現(xiàn)代社會(huì)，會(huì)議已經(jīng)成為人們開(kāi)展政務(wù)、經(jīng)濟(jì)、文化以及其他社會(huì)活動(dòng)的一種重要的社會(huì)交流手段。本書(shū)講述的會(huì)議是指企業(yè)有組織、有目的地召集工作人員商議事情、溝通信息、表達(dá)意愿、部署工作、聯(lián)絡(luò)感情的集會(huì)。
二、會(huì)議組成的基本要素
任何會(huì)議都由一定的要素構(gòu)成，缺少某些必要的要素，會(huì)議就無(wú)法召開(kāi)。在會(huì)議承辦之前，首先應(yīng)該明確一個(gè)完整的會(huì)議應(yīng)包括哪些基本要素，便于有針對(duì)性地開(kāi)展工作，從而有效地提高會(huì)議的效率。會(huì)議組成的基本要素如下：
（一）會(huì)議的名稱
任何會(huì)議都應(yīng)有一個(gè)名稱，會(huì)議的名稱一般由會(huì)議舉辦單位和會(huì)議主題構(gòu)成。例如“××有限公司××年人事調(diào)動(dòng)會(huì)議”。
（二）會(huì)議的時(shí)間
會(huì)議的時(shí)間應(yīng)該包含兩方面內(nèi)容：
1．會(huì)議的具體時(shí)間
內(nèi)容要求明確到具體的年、月、日、小時(shí)和分鐘，如“于20××年×月×日上午8：00召開(kāi)××會(huì)議”。
2．會(huì)期
會(huì)期指會(huì)議全過(guò)程預(yù)期延續(xù)的時(shí)間。這必須向與會(huì)者明確，以便于參會(huì)人提前做好相關(guān)的用品準(zhǔn)備和工作安排。例如“20××年×月×日—×日，共×天會(huì)議”。
會(huì)議的時(shí)間是保證會(huì)議成功的重要因素，一旦會(huì)議時(shí)間選擇不當(dāng)，就可能使籌備會(huì)議的各種努力付諸東流。
（三）會(huì)議的地點(diǎn)
會(huì)議的地點(diǎn)合適與否是保證會(huì)議順利進(jìn)行的要素之一，安靜、舒適、優(yōu)雅的會(huì)議環(huán)境與良好的會(huì)議設(shè)施有助于提高會(huì)議的效率和質(zhì)量。會(huì)議地點(diǎn)的選擇雖然沒(méi)有鐵定的規(guī)則可循，但在選擇會(huì)議地點(diǎn)時(shí)首先要考慮會(huì)議的目的、主題和內(nèi)容。
（四）會(huì)議組織者
會(huì)議組織者通常是發(fā)起會(huì)議、召集會(huì)議、提供會(huì)議服務(wù)的人，既可以是單位，也可以是個(gè)人。
（五）與會(huì)人員
參加會(huì)議的人員大致可分為出席人員、主持人員、秘書(shū)人員、服務(wù)人員四類。較大規(guī)模的正規(guī)會(huì)議，一般都有正式出席人員、列席人員、會(huì)議主席團(tuán)及會(huì)議執(zhí)行主席、會(huì)議秘書(shū)處及秘書(shū)長(zhǎng)、會(huì)議服務(wù)人員等。
（六）會(huì)議的議題和議程
會(huì)議的議題，即會(huì)議要集中討論、解決的問(wèn)題，它是構(gòu)成會(huì)議的一個(gè)很重要的因素。每個(gè)會(huì)議都必須有明確的指導(dǎo)思想、具體的任務(wù)和要達(dá)到的目的。所以，無(wú)論開(kāi)什么會(huì)議，都要先確定議題，否則會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議文件、與會(huì)人員等都無(wú)從確定和落實(shí)。
會(huì)議的議程，即會(huì)議的程序表。會(huì)議一定要有完善合理的安排，并且嚴(yán)格按照議程來(lái)進(jìn)行。編排會(huì)議議程應(yīng)遵循以下兩個(gè)原則：
一是按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序，即緊要的事項(xiàng)應(yīng)安排在議程的前端處理，不緊要的事項(xiàng)安排在議程的后端處理。
二是預(yù)估和標(biāo)示處理每個(gè)議案所需要的時(shí)間，在會(huì)議議程中明示幾點(diǎn)幾分到幾點(diǎn)幾分探討某一議案，這樣會(huì)務(wù)人員可以更好地把握發(fā)言人進(jìn)場(chǎng)和發(fā)言的時(shí)間，從而節(jié)省與會(huì)者的時(shí)間。
（七）會(huì)議的成果
會(huì)議是以解決問(wèn)題為目的的社會(huì)活動(dòng)，因此會(huì)議一定要盡可能達(dá)到預(yù)期的效果，所有的會(huì)務(wù)工作都必須圍繞會(huì)議的效果展開(kāi)，幫助會(huì)議達(dá)成目標(biāo)。
會(huì)議的成果包括會(huì)議最終形成的決議或決定、與會(huì)者達(dá)成的共識(shí)、會(huì)議的選舉結(jié)果等。會(huì)議的成果能反映出會(huì)議的效率、會(huì)議主持人的水平、與會(huì)者的參與程度等多方面的情況。
三、會(huì)議的類型
從不同的角度來(lái)看，會(huì)議可以分為不同的類型，每類會(huì)議都有其各自的特點(diǎn)和辦公要求。了解和掌握會(huì)議的類型，才能更好地認(rèn)識(shí)和組織會(huì)議，在更大程度上發(fā)揮會(huì)議的作用。
（一）按會(huì)議性質(zhì)分類
根據(jù)不同的性質(zhì)，會(huì)議可分為：
（1）法定性或制度規(guī)定性會(huì)議。如黨代會(huì)、人代會(huì)、職代會(huì)、婦代會(huì)、股東大會(huì)等。
（2）決策性會(huì)議。如常委會(huì)、黨組會(huì)、理事會(huì)、行政會(huì)、董事會(huì)等。
（3）工作性會(huì)議。如動(dòng)員大會(huì)、工作布置會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)、總結(jié)會(huì)、聯(lián)席會(huì)、座談會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、務(wù)虛會(huì)等。
（4）專業(yè)性會(huì)議。如研討會(huì)、論壇聽(tīng)證會(huì)、答辯會(huì)、專題會(huì)、鑒定會(huì)等。
（5）告知性會(huì)議。如表彰會(huì)、紀(jì)念會(huì)、慶祝會(huì)、請(qǐng)功會(huì)、命名會(huì)等。
（6）商務(wù)性會(huì)議。如招商會(huì)、訂貨會(huì)、貿(mào)易洽談會(huì)、觀摩會(huì)、產(chǎn)品推介會(huì)、促銷會(huì)等。
（7）聯(lián)誼性會(huì)議。如接見(jiàn)、會(huì)見(jiàn)、茶話會(huì)、團(tuán)拜會(huì)、懇談會(huì)、宴會(huì)等。
（8）信息性會(huì)議。如新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì)、報(bào)告會(huì)、咨詢會(huì)等。
（二）按舉辦單位分類
根據(jù)舉辦單位的性質(zhì)不同，會(huì)議可分為：
1．公司類會(huì)議
公司類會(huì)議通常以管理、協(xié)調(diào)和技術(shù)等為主題，具體可分為經(jīng)理例會(huì)、部門員工例會(huì)、銷售會(huì)議、經(jīng)銷商會(huì)議、技術(shù)會(huì)議、公司年會(huì)、新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)以及股東會(huì)和董事會(huì)等。
2．協(xié)會(huì)類會(huì)議
協(xié)會(huì)可以劃分為行業(yè)協(xié)會(huì)、專業(yè)和科學(xué)協(xié)會(huì)、教育協(xié)會(huì)和技術(shù)協(xié)會(huì)等類型，按規(guī)模大小，有地區(qū)性組織協(xié)會(huì)、省市級(jí)協(xié)會(huì)、全國(guó)性協(xié)會(huì)、國(guó)際性協(xié)會(huì)等。由協(xié)會(huì)牽頭主辦的會(huì)議稱為協(xié)會(huì)類會(huì)議。
3．機(jī)關(guān)、事業(yè)單位及其他組織的會(huì)議
如各級(jí)人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議，各級(jí)黨、政、軍機(jī)關(guān)舉辦的會(huì)議，以及工、青、婦等人民團(tuán)體組織的會(huì)議等。
（三）按會(huì)議規(guī)模分類
按規(guī)模分是指按照參加會(huì)議的人數(shù)來(lái)分，一般可分為：小型會(huì)議、中型會(huì)議、大型會(huì)議、特大型會(huì)議。
（1）小型會(huì)議。出席人數(shù)為100人以下。
（2）中型會(huì)議。出席人數(shù)為100～1000人。
（3）大型會(huì)議。出席人數(shù)為1000～10000人。
（4）特大型會(huì)議。出席人數(shù)為10000人以上，例如大型節(jié)日聚會(huì)、慶祝大會(huì)等。
當(dāng)然，以上標(biāo)準(zhǔn)也是相對(duì)而言的，如果對(duì)一個(gè)只有300人的小型社會(huì)組織來(lái)說(shuō)，開(kāi)一個(gè)全體員工的會(huì)議也算是大型會(huì)議。
（四）按會(huì)議周期分類
按周期來(lái)分，會(huì)議可分為定期會(huì)議和不定期會(huì)議。定期會(huì)議是指有固定周期、定時(shí)召開(kāi)的會(huì)議；不定期會(huì)議則是根據(jù)需要隨時(shí)召開(kāi)的會(huì)議。
（五）按會(huì)議手段分類
1．傳統(tǒng)型會(huì)議
傳統(tǒng)型會(huì)議一般是指參會(huì)人員坐在同一個(gè)會(huì)場(chǎng)中，按照既定程序開(kāi)會(huì)的傳統(tǒng)方式。
2．現(xiàn)代化會(huì)議
現(xiàn)代化會(huì)議指充分利用現(xiàn)代化通信網(wǎng)絡(luò)和高科技手段來(lái)召開(kāi)的電子會(huì)議，如電話會(huì)議、視頻會(huì)議、衛(wèi)星會(huì)議等。
新型的會(huì)議形式，突破了空間距離給與會(huì)者帶來(lái)的奔波和麻煩，使身處異地的人們也能照常舉行會(huì)議，大大地節(jié)省了會(huì)議花費(fèi)的時(shí)間和場(chǎng)地租用成本。但是，現(xiàn)代化會(huì)議的配套設(shè)備成本不低，同時(shí)還需要與會(huì)者有較高的文化素質(zhì)才能操控會(huì)議設(shè)備，所以暫時(shí)未能得到很好的推廣和普及。
四、會(huì)議的作用
會(huì)議的作用主要可概括為以下四個(gè)方面：
（一）集思廣益
通過(guò)會(huì)議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，擦出火花，從而產(chǎn)生一些富有創(chuàng)意、切實(shí)可行的“金點(diǎn)子”，并通過(guò)會(huì)議進(jìn)行決策，是實(shí)現(xiàn)決策科學(xué)化、民主化的有效手段。
（二）信息交流
任何會(huì)議都是某種信息的輸入、傳遞、輸出的過(guò)程。通過(guò)會(huì)議可以上傳下達(dá)，聯(lián)絡(luò)左右，互通情況，交流經(jīng)驗(yàn)，發(fā)揮信息溝通的作用。較之其他溝通形式，會(huì)議溝通具有直接、快速和形象的優(yōu)勢(shì)。
（三）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
通過(guò)會(huì)議，可以傳達(dá)上級(jí)的政策和指令，可以部署本組織的中心工作和重大行動(dòng)，可以責(zé)成所屬單位統(tǒng)一行動(dòng)步調(diào)，可以解決工作中存在的某些問(wèn)題。因此，會(huì)議能起到行政手段的作用。
（四）協(xié)調(diào)矛盾
運(yùn)用座談、對(duì)話、協(xié)商等會(huì)議形式，往往能收到事半功倍的協(xié)調(diào)效果。
五、會(huì)議的工作流程
會(huì)議的工作流程一般包括會(huì)前籌備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后收尾三個(gè)階段。
（一）會(huì)前籌備
會(huì)前籌備一般包括確定會(huì)議名稱、確定會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)、擬訂會(huì)議的議題、擬訂會(huì)議議程和日程、確定與會(huì)人員名單、制訂會(huì)議方案、制發(fā)會(huì)議通知、安排會(huì)議食宿、準(zhǔn)備會(huì)議資料與用具、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算、會(huì)場(chǎng)布置及會(huì)場(chǎng)布局、檢查設(shè)備等工作。
（二）會(huì)中服務(wù)
會(huì)中服務(wù)一般包括接站、報(bào)到與簽到、會(huì)議記錄、收集會(huì)議信息、對(duì)外宣傳、接待新聞媒體、編制會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議值班、茶水服務(wù)、會(huì)議保密、醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)、拍照錄像服務(wù)等工作。
（三）會(huì)后收尾
會(huì)后收尾一般包括安排車輛、引導(dǎo)與會(huì)人員離開(kāi)會(huì)場(chǎng)、清理會(huì)場(chǎng)、清退文件、整理會(huì)議室、歸還會(huì)場(chǎng)用品、撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議評(píng)估、整理會(huì)議文件、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算、會(huì)議反饋、會(huì)議總結(jié)等工作。
