某電器有限公司的李總注意到在剛剛過(guò)去的一個(gè)月中，廣告的投放量、廣告質(zhì)量和銷(xiāo)售量都明顯下降了，營(yíng)銷(xiāo)費(fèi)用卻沒(méi)有減少，于是召集副總經(jīng)理和部門(mén)經(jīng)理開(kāi)會(huì)討論，希望能從中找到根本原因。然而會(huì)議開(kāi)始后，生產(chǎn)部門(mén)的黃經(jīng)理提出銷(xiāo)售量的減少是因?yàn)殇N(xiāo)售渠道有問(wèn)題，但市場(chǎng)銷(xiāo)售部的李經(jīng)理反駁說(shuō)現(xiàn)在的銷(xiāo)售渠道沒(méi)有問(wèn)題，有問(wèn)題的是產(chǎn)品本身。于是與會(huì)者分為兩派，在會(huì)議上激烈地爭(zhēng)論起來(lái)。李總自己覺(jué)得似乎是產(chǎn)品有問(wèn)題，但是會(huì)議已經(jīng)失去了控制，最后會(huì)議毫無(wú)結(jié)果。
提問(wèn)：
（1）為什么這次經(jīng)理例會(huì)會(huì)失去控制，最終毫無(wú)結(jié)果？
（2）李總應(yīng)如何組織一次經(jīng)理例會(huì)？
分析：經(jīng)理例會(huì)在召開(kāi)之前，要明確會(huì)議的原因和目標(biāo)，雖然大的原因是銷(xiāo)售量的減少，但與其聯(lián)系的目的是找到廣告情況、銷(xiāo)售費(fèi)用與銷(xiāo)售量升降之間的可能關(guān)系。銷(xiāo)售渠道或產(chǎn)品問(wèn)題不應(yīng)成為會(huì)議的目的，更不應(yīng)成為會(huì)議的主題。黃經(jīng)理對(duì)會(huì)議原因和目的的不明確導(dǎo)致了會(huì)議最后的失控。任務(wù)引入
任務(wù)背景：3月初，美顏酒業(yè)有限公司將例行召開(kāi)一次部門(mén)經(jīng)理會(huì)議。此次例會(huì)由公司總經(jīng)理主持，會(huì)上將討論由各部門(mén)負(fù)責(zé)人提交上來(lái)的有關(guān)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理方面的議題。
林路作為美顏酒業(yè)有限公司行政秘書(shū)，需要做好此次經(jīng)理例會(huì)的組織工作。
任務(wù)1：進(jìn)行經(jīng)理例會(huì)的準(zhǔn)備工作。
任務(wù)2：做好經(jīng)理例會(huì)的會(huì)中工作。
任務(wù)3：經(jīng)理例會(huì)結(jié)束時(shí)，做好會(huì)后的工作。任務(wù)分析
經(jīng)理例會(huì)是公司經(jīng)理們研究經(jīng)營(yíng)管理中重大事項(xiàng)的會(huì)議，也是公司內(nèi)部決策層召開(kāi)的會(huì)議。會(huì)議規(guī)模一般不大，少則幾個(gè)人，多也不過(guò)十來(lái)人。時(shí)間不長(zhǎng)，一般開(kāi)半天，所以準(zhǔn)備工作不是很復(fù)雜。經(jīng)理例會(huì)包括會(huì)前的準(zhǔn)備工作、會(huì)中工作、會(huì)后工作。在會(huì)議前，我們必須了解例會(huì)時(shí)間的選擇、收集議題、會(huì)議室的確定、通知與會(huì)人員、準(zhǔn)備資料等相關(guān)知識(shí)；會(huì)議開(kāi)始時(shí)，秘書(shū)要提前到達(dá)，做好會(huì)議室的準(zhǔn)備工作，會(huì)中要做好會(huì)議記錄；例會(huì)結(jié)束后，秘書(shū)人員要及時(shí)清理會(huì)議室，撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要以及檢查、督促會(huì)議決定的貫徹情況。
一、經(jīng)理例會(huì)的含義
例會(huì)是依據(jù)約定的慣例每隔一定期限舉行一次的會(huì)議。經(jīng)理例會(huì)是指由本企業(yè)的經(jīng)理們參加，研究經(jīng)營(yíng)管理中重大事項(xiàng)的辦公會(huì)議，主要落實(shí)董事會(huì)議已確定的企業(yè)目標(biāo)和方針，并通過(guò)具體的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)體現(xiàn)出來(lái)，經(jīng)理會(huì)議受董事會(huì)的控制，在不違背董事會(huì)所確定的目標(biāo)和原則的前提下，有權(quán)決定和處理企業(yè)管理經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所遇到的一切問(wèn)題。這類會(huì)議是例行的，通常每月一次或每周一次，與會(huì)者和會(huì)議地點(diǎn)都相對(duì)固定。
經(jīng)理會(huì)議的成員由總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、董事會(huì)秘書(shū)、部門(mén)經(jīng)理和辦公室主任組成。在總經(jīng)理認(rèn)為有必要的情況下，可以要求部門(mén)經(jīng)理以下級(jí)別人員參加，聽(tīng)取他們的意見(jiàn)。部門(mén)經(jīng)理不得無(wú)故缺席經(jīng)理例會(huì)，由于特殊原因無(wú)法參加時(shí)，必須由部門(mén)經(jīng)理提前指定熟悉本部門(mén)事務(wù)的代表人員參加，指定人員必須上報(bào)管理部門(mén)備案。
會(huì)議一般由總經(jīng)理召集并主持召開(kāi)，總經(jīng)理因故不能出席，可指定代理者，由其代理者召集并主持會(huì)議。其他會(huì)議成員可以通過(guò)書(shū)面或口頭的形式，說(shuō)明理由，申請(qǐng)并獲取會(huì)議召集和主持權(quán)。在這種情況下，召集和主持權(quán)獲得者，必須盡早召集會(huì)議。
二、經(jīng)理例會(huì)的內(nèi)容
會(huì)議內(nèi)容有以下幾點(diǎn)：
（1）對(duì)上周或者上個(gè)月的工作進(jìn)行總結(jié)，介紹工作的完成情況及進(jìn)度。
（2）本周工作中存在的問(wèn)題、問(wèn)題分析及改善措施（要求每人必須提出至少兩個(gè)）。
（3）所屬工作有進(jìn)展難度時(shí)，提出幫助請(qǐng)求，并集體討論解決。
（4）其他臨時(shí)性工作的完成情況說(shuō)明。
（5）本周或本月工作部署及安排。
（6）協(xié)調(diào)各部門(mén)工作進(jìn)度，使各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)按照預(yù)期目標(biāo)有序進(jìn)行。
（7）年度、月度工作目標(biāo)的工作進(jìn)度匯報(bào)。
（8）對(duì)涉及部門(mén)較多、對(duì)公司整體有較大影響的問(wèn)題集體探討。
三、經(jīng)理例會(huì)的作用
經(jīng)理例會(huì)可以實(shí)現(xiàn)有效管理，促進(jìn)公司上下的溝通與合作。具體來(lái)說(shuō)，經(jīng)理例會(huì)主要有以下幾個(gè)作用：
（1）對(duì)完成有困難的工作集體協(xié)商，并尋找解決辦法，不能達(dá)成共識(shí)時(shí)，上報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)請(qǐng)總經(jīng)理裁決。
（2）可以集思廣益，提出改進(jìn)性的工作方案，對(duì)涉及部門(mén)較多、對(duì)公司整體有較大影響的問(wèn)題集體探討。
（3）可以提高公司各部門(mén)執(zhí)行工作目標(biāo)的效率，追蹤并改進(jìn)日常管理工作，追蹤各部門(mén)工作進(jìn)度。
（4）可以協(xié)調(diào)各部門(mén)的工作方法、工作進(jìn)度、人員及設(shè)備的調(diào)配，使各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)按照預(yù)期目標(biāo)有序進(jìn)行。
（5）對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)跟蹤改進(jìn)，對(duì)工作中的失誤找出原因并及時(shí)改正、總結(jié)。
（6）探討公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的最佳方案，并對(duì)各階段經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)及時(shí)總結(jié)，以實(shí)現(xiàn)整體經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。
四、經(jīng)理例會(huì)時(shí)間的選擇
部門(mén)經(jīng)理會(huì)議分兩種，一是例會(huì)，二是臨時(shí)會(huì)議。例會(huì)在一個(gè)固定時(shí)間內(nèi)召開(kāi)，如果例會(huì)日適逢節(jié)假日，或遇不測(cè)事件不能如期召開(kāi)，則改定在適宜的日子召開(kāi)。臨時(shí)會(huì)議由總經(jīng)理認(rèn)為必要的時(shí)候召開(kāi)。
經(jīng)理例會(huì)時(shí)間的確定非常重要，因?yàn)槔龝?huì)的時(shí)間一旦確定下來(lái)，通常情況下都會(huì)長(zhǎng)期不變地執(zhí)行下去。所以，一旦會(huì)議時(shí)間安排不合理，對(duì)會(huì)議的不良影響將會(huì)持續(xù)很長(zhǎng)的一段時(shí)間。秘書(shū)一定要為總經(jīng)理選擇正確的時(shí)間召開(kāi)經(jīng)理例會(huì)。一般來(lái)說(shuō)，選擇例會(huì)時(shí)間有如下規(guī)則：
（1）周二至周四是安排例會(huì)最合適的時(shí)間。周一和周五不適合安排例會(huì)，這是由于周一剛結(jié)束上周的假日，周五緊貼本周的假日，與會(huì)者很容易受假日活動(dòng)的影響，不容易集中精力。
（2）上午8：00—11：00或下午2：00—4：00是安排例會(huì)比較合適的時(shí)間段。這些時(shí)間段里人的精神狀態(tài)最好，也容易提高注意力，會(huì)議的效率也最高。而午飯后的時(shí)間是公認(rèn)的任何人都容易懈怠的時(shí)間段，這個(gè)時(shí)間段開(kāi)會(huì)效率最低，不適合安排例會(huì)。
在實(shí)際工作中，大部分公司都把例會(huì)安排在星期二上午進(jìn)行。
