（一）提前到達
開例會的當(dāng)天，秘書要提前10分鐘到達會議室做好會前準(zhǔn)備：開窗通風(fēng)，調(diào)好室內(nèi)溫度，打開飲水機，擺放好茶杯和茶葉。
（二）做好簽到工作
（三）會場服務(wù)
會場服務(wù)包括分發(fā)資料、領(lǐng)位、維護現(xiàn)場秩序、處理突發(fā)狀況等。
在會議進行過程中，如果秘書人員被安排做會議記錄，那就應(yīng)聚精會神地做記錄。如果沒有被安排做會議記錄等具體工作，那么，秘書人員就應(yīng)在會議室的最后一排并選擇靠近門口的位置就座，或坐在會議室旁邊的小傳達室里。
在這種情況下，秘書人員的責(zé)任就是接傳電話，應(yīng)對一些計劃外的造訪和辦理會議主持人根據(jù)會議正在進行的內(nèi)容而臨時交辦的事情等。
在會議進行的時候，不是特別的電話一律不傳呼，一般的電話秘書人員可幫助記錄下來，在會議中間休息的時候，把電話記錄遞給當(dāng)事人即可，只有當(dāng)內(nèi)容比較緊急的情況下，才立即通知當(dāng)事人。如果會場比較大，可輕輕走到會場中間，把當(dāng)事人叫出來接電話，絕對不可采取在會議室門口高聲呼叫的做法。
（四）做好會議記錄
經(jīng)理例會是公司最重要的會議之一，因此必須有記錄。記錄工作一般由秘書承擔(dān)。
1．例會記錄的準(zhǔn)備
做會議記錄首先要準(zhǔn)備記錄本，記錄本可以用活頁的，便于取出存檔。記錄用筆可以用簽字筆、碳素墨水筆，但最好的記錄用筆是鉛筆，鉛筆記錄便于記錄后的整理。但鉛筆易磨損，所以開會前要多準(zhǔn)備一些。例會一般不允許錄音，所以秘書要掌握一些快速記錄的方法，才能更好地完成記錄的任務(wù)。在開始會議討論前幾分鐘，秘書要在記錄本上將本次會議的基本情況先行記錄下來：如本次例會是第幾次例會、會議召開的日期與時間、會議地點、會議的主持人、與會者姓名、會議記錄人、會議的主要議題等。不要等到經(jīng)理們開始發(fā)言才寫，這樣會影響會議發(fā)言的記錄。
2．根據(jù)例會記錄的格式擬寫例會記錄
（1）例會記錄的基本格式。
公司例會的記錄是秘書的一件常規(guī)工作。例會記錄不是寫作，文字不能由記錄者自行組織，只能照實記錄。但記錄還是有一定的格式，秘書應(yīng)該掌握記錄的格式。規(guī)范的格式會使記錄顯得條理清晰，便于閱讀，而且例會的原始記錄是公司管理方面的重要資料，因而要歸檔，規(guī)范的格式也便于歸檔和查閱。
（2）會議記錄的內(nèi)容。
會議記錄應(yīng)該包括下面的內(nèi)容：
第一項是會議描述，包括會議的日期與時間、會議地點；第二項是參加會議人員名單，要將姓名與職務(wù)寫出來，包括會議主持人、與會者、會議記錄人員；第三項是缺席者的姓名及請假的說明；第四項將本次會議要討論的議題按討論先后的排序記入記錄本中，便于下面正式討論時記錄；第五項是會議過程的記錄，秘書宣讀上次會議記錄的內(nèi)容，獲得會議通過；第六項是會議討論本次議題的原始情況。最后由記錄員和主持人分別簽名，結(jié)束會議。
經(jīng)理例會會議記錄應(yīng)在一天內(nèi)整理完畢，送交會議主持人核閱，核閱后應(yīng)復(fù)印分發(fā)各出席人一份，傳閱各出席人，并要求閱者簽字為據(jù)。該份記錄最后傳回會議主持人，作為下一次會議的重要資料。
