一、會(huì)議的基本概念
《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》對(duì)于會(huì)議的解釋是：第一，有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會(huì)，如全體會(huì)議、工作會(huì)議、廠務(wù)會(huì)議等。第二，一種經(jīng)常商討并處理重要事務(wù)的常設(shè)機(jī)構(gòu)或組織，如中國(guó)人民政治協(xié)商會(huì)議、部長(zhǎng)會(huì)議等。
本書(shū)講的會(huì)議是指企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等有組織、有目的地召集人員為研究問(wèn)題、交流思想、溝通信息、表達(dá)觀點(diǎn)、貫徹指示、分析對(duì)策、部署工作、聯(lián)絡(luò)感情，在特定的時(shí)間和地點(diǎn)，遵循一定的會(huì)議規(guī)則，圍繞共同的內(nèi)容進(jìn)行的多向溝通活動(dòng)。
二、會(huì)議的構(gòu)成要素
一個(gè)完整的會(huì)議一般需要具備以下幾個(gè)基本要素。1．會(huì)議名稱
任何會(huì)議都應(yīng)有一個(gè)名稱。會(huì)議名稱一般由會(huì)議舉辦單位和會(huì)議的主題構(gòu)成。例如，“中國(guó)共產(chǎn)黨第十七次全國(guó)代表大會(huì)”，“××有限公司2008年人事調(diào)動(dòng)會(huì)議”，“××院校關(guān)于整頓校風(fēng)、提高教學(xué)質(zhì)量的研討會(huì)”。2．會(huì)議時(shí)間
會(huì)議時(shí)間包含兩方面內(nèi)容：
（1）到會(huì)時(shí)間：即要求與會(huì)者到達(dá)會(huì)場(chǎng)、出席會(huì)議的具體時(shí)間。到會(huì)時(shí)間要具體到年、月、日、小時(shí)和分鐘，如“于×年×月×日上午8：00整召開(kāi)××會(huì)議”。
（2）會(huì)期：即會(huì)議全過(guò)程預(yù)期延續(xù)的時(shí)間。會(huì)期必須向與會(huì)者明確，以便于參會(huì)人提前做好相關(guān)的用品準(zhǔn)備和工作安排。例如“×年×月×日—×日，共×天”。
安排會(huì)議時(shí)間時(shí)還要考慮三個(gè)方面的因素：第一，不能和大多數(shù)與會(huì)者，尤其是主要成員的時(shí)間安排沖突。第二，氣候因素，如慶典會(huì)議、大型運(yùn)動(dòng)會(huì)開(kāi)幕式，要盡量避開(kāi)多雨季節(jié)。第三，每次會(huì)議時(shí)間最好不超1小時(shí)（詳見(jiàn)項(xiàng)目二“會(huì)議議題確定的基本原則”部分）。3．會(huì)議地點(diǎn)
會(huì)議地點(diǎn)要根據(jù)會(huì)議的實(shí)際需要進(jìn)行選擇。
值得關(guān)注的是，隨著科技的進(jìn)步，會(huì)議形式不斷創(chuàng)新，會(huì)議地點(diǎn)可以不局限在一個(gè)地方、一個(gè)會(huì)場(chǎng)。利用先進(jìn)的科技和通訊設(shè)備，可實(shí)現(xiàn)跨越空間限制的高科技會(huì)議，如電話會(huì)議、視頻會(huì)議、國(guó)際衛(wèi)星會(huì)議等。4．會(huì)議組織者
會(huì)議組織者通常是發(fā)起會(huì)議、召集會(huì)議、提供會(huì)議服務(wù)的人，可以是一個(gè)單位，也可以是個(gè)人。5．與會(huì)人員
參加會(huì)議的人員可分為出席人員、主持人員、秘書(shū)人員、服務(wù)人員四類。
較大規(guī)模的正規(guī)會(huì)議，一般都有出席人員、列席人員、會(huì)議主席團(tuán)及會(huì)議執(zhí)行主席、會(huì)議秘書(shū)處及秘書(shū)長(zhǎng)、會(huì)議服務(wù)人員等。6．會(huì)議議題
會(huì)議議題是會(huì)議要集中討論、解決的問(wèn)題，是構(gòu)成會(huì)議的很重要的因素。會(huì)議議題是會(huì)議內(nèi)容的具體化體現(xiàn)，也體現(xiàn)了會(huì)議目標(biāo)、會(huì)議目的。每個(gè)會(huì)議都必須有明確的指導(dǎo)思想、具體的任務(wù)和要達(dá)到的目的。否則，會(huì)議文件、與會(huì)人員等都無(wú)從確定和落實(shí)。7．會(huì)議成果
會(huì)議的成果包括會(huì)議最終形成的決議或決定、與會(huì)者達(dá)成的共識(shí)、會(huì)議的選舉結(jié)果等。會(huì)議的成果能反映出會(huì)議的效率、會(huì)議主持人的水平、與會(huì)者的參與程度等多方面的情況。那些“會(huì)而不議”、“議而不決”的會(huì)議，客觀而言并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的，更沒(méi)有發(fā)揮出會(huì)議的功能，自然也不會(huì)有什么會(huì)議成果了。
