會(huì)議宏觀策劃是會(huì)議工作的第一步。一般而言，比較大型的會(huì)議更需要進(jìn)行宏觀策劃。中型會(huì)議和小型會(huì)議更多時(shí)候直接進(jìn)行微觀策劃。
一、會(huì)議目標(biāo)和會(huì)議主題策劃
1．會(huì)議目標(biāo)策劃
根據(jù)公司總經(jīng)理吳士功擬舉辦一次“全國(guó)性新產(chǎn)品訂貨會(huì)”的指示，同時(shí)考慮到企業(yè)去年喜人的銷售業(yè)績(jī)，考慮到銷售商的貢獻(xiàn)，明確此次會(huì)議目標(biāo)為“感恩客戶，推銷新品”。2．會(huì)議主題策劃
會(huì)議主題是會(huì)議目標(biāo)的具體化。圍繞會(huì)議目標(biāo)，明確此次會(huì)議的主題和口號(hào)是：“一日攜手，終身朋友；異彩新品，引舞潮流。”整個(gè)會(huì)議主題突出“感恩，溫情”，并配合主題，在會(huì)議活動(dòng)設(shè)計(jì)上突出互動(dòng)。
二、會(huì)議形式策劃
從會(huì)議目標(biāo)來(lái)看，此次會(huì)議屬于展銷會(huì)議，即“為了展示產(chǎn)品和技術(shù)、拓展渠道、促進(jìn)銷售、傳播品牌而進(jìn)行的一種宣傳活動(dòng)”。但其中也輔助以聯(lián)誼會(huì)、答謝宴會(huì)的形式。
另外，從會(huì)議規(guī)模來(lái)看，此次會(huì)議屬于中型會(huì)議，即出席人數(shù)在100～1000人之間。從會(huì)議方式和手段來(lái)看，此次會(huì)議屬于常規(guī)會(huì)議，但同時(shí)在展示環(huán)節(jié)擬安排模特隊(duì)T臺(tái)走秀，因此屬于輔助以觀摩會(huì)形式。
三、會(huì)議規(guī)模策劃
綜合考慮效率、成本、效果、場(chǎng)地等確定會(huì)議規(guī)模的四因素，明確此次展銷會(huì)議的規(guī)?？刂圃?00人～150人，以提高效率，控制成本，增強(qiáng)效果。
四、與會(huì)人員策劃
此次會(huì)議是安琪兒公司的一次重要的全國(guó)性的銷售會(huì)議，因此，按照篩選與會(huì)人員的五項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，明確與會(huì)人員為：公司高層管理人員、公司銷售主管及銷售人員、公司新產(chǎn)品生產(chǎn)及研發(fā)設(shè)計(jì)人員、公司公關(guān)部人員、各地經(jīng)銷商。
典型案例案例1：浙商大會(huì)：讓每一個(gè)參與者都有收獲
2019年6月2日至4日，由浙江日?qǐng)?bào)報(bào)業(yè)集團(tuán)、浙江省人民政府經(jīng)濟(jì)技術(shù)協(xié)作辦公室、浙江省工商業(yè)聯(lián)合會(huì)、浙江廣播電視集團(tuán)、浙江省私營(yíng)（民營(yíng)）企業(yè)協(xié)會(huì)共同主辦，《浙商》雜志社等單位承辦的2019浙商大會(huì)在杭州成功舉行。據(jù)統(tǒng)計(jì)，海內(nèi)外共有15000余人次參加了浙商大會(huì)暨浙商論壇、首屆浙商投資博覽會(huì)的系列活動(dòng)。會(huì)后，海內(nèi)外浙商及媒體對(duì)這次活動(dòng)給予了很高的評(píng)價(jià)。
這種規(guī)模大、規(guī)格高、海外人數(shù)多、影響力深遠(yuǎn)的大會(huì)為什么能辦得如此成功呢？原因是多方面的，但我們感到最重要的是大會(huì)解決了參與者實(shí)際需求的問(wèn)題。
一般來(lái)說(shuō)，要開好一個(gè)會(huì)議，關(guān)鍵是要明確誰(shuí)來(lái)開會(huì)、用什么辦法讓他來(lái)開會(huì)這兩個(gè)問(wèn)題。對(duì)浙商大會(huì)來(lái)說(shuō)，誰(shuí)來(lái)開會(huì)？這個(gè)問(wèn)題顯然不用回答，肯定是浙商。用什么辦法讓浙商來(lái)開會(huì)卻是一個(gè)要好好研究的問(wèn)題。
要讓浙商主動(dòng)參與，主辦者就必須從浙商的需求入手，設(shè)計(jì)會(huì)議的內(nèi)容和形式，以此來(lái)吸引浙商。一、立足鄉(xiāng)情
浙商在全國(guó)各地經(jīng)商辦廠，有的很早就出去，有的是最近幾年才出去。這些人對(duì)浙江家鄉(xiāng)有深深的眷戀之情。因此，主辦方一開始就把浙商大會(huì)定位成天下浙商的年度大聚會(huì)，賦予了大會(huì)更多的鄉(xiāng)情、友情。二、立足前瞻
因?yàn)橄劝l(fā)優(yōu)勢(shì)，浙江及浙商發(fā)展中所碰到的問(wèn)題，往往是中國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一些前沿問(wèn)題，帶有明顯的前瞻性。
鮮明且有針對(duì)性的主題內(nèi)容，再加上權(quán)威且有見地的專家加盟，都為浙商了解國(guó)內(nèi)外宏觀經(jīng)濟(jì)走勢(shì)、把握產(chǎn)業(yè)和行業(yè)動(dòng)向提供了機(jī)會(huì)。再加上浙商大會(huì)堅(jiān)持服務(wù)浙商的公益原則，不向與會(huì)浙商收取參會(huì)費(fèi)用，使得浙商大會(huì)具有了極強(qiáng)的號(hào)召力。三、立足務(wù)實(shí)
浙商需要投資，需要找好的項(xiàng)目。而全國(guó)各地的城市又紛紛到浙江來(lái)招商，需要浙商去投資。從2005年開始，主辦方就在浙商論壇上安排相關(guān)的城市投資項(xiàng)目推介活動(dòng)，受到了浙商的歡迎。因此，從2019年開始，主辦方就決定在浙商大會(huì)期間同期舉辦一個(gè)浙商投資博覽會(huì)，為浙商找項(xiàng)目和項(xiàng)目找浙商提供平臺(tái)，為浙商在更大的范圍內(nèi)整合資源提供平臺(tái)。
浙商大會(huì)是一個(gè)務(wù)虛的活動(dòng)，浙商投資博覽會(huì)是一個(gè)務(wù)實(shí)的活動(dòng)。一虛一實(shí)，相得益彰，既滿足了4浙商開闊視野的需求，又滿足了浙商講究實(shí)效的需求。浙商大會(huì)與投資博覽會(huì)有機(jī)結(jié)合，正是浙商大會(huì)萬(wàn)商云集的重要因素。許多浙商和參展城市都是高興而來(lái)，滿意而歸。
資料來(lái)源：金海忠：《浙商大會(huì)：讓每一個(gè)參與者都有收獲》，載《會(huì)議》，2020（4）?！景咐治觥?/span>
“浙商大會(huì)”的策劃主題鮮明而且富有前瞻性，突出鄉(xiāng)情、友情，為商業(yè)會(huì)議平添幾分柔性色彩。會(huì)議形式上突出“虛”、“實(shí)”搭配，使會(huì)議成功舉行，保證了會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
