會(huì)場(chǎng)工作是會(huì)務(wù)的核心“軟件”，對(duì)會(huì)議整體質(zhì)量有著重要的影響。要安排細(xì)心、周到者主持相關(guān)工作，把控質(zhì)量。
（1）迎接報(bào)到。對(duì)小型會(huì)議，可先準(zhǔn)備好報(bào)到表（工作人員用）、簽到表（花名冊(cè)），按先簽到，再發(fā)餐券（代表用券、司機(jī)用券）、住房卡、出席證、車證及資料的程序，接待與會(huì)代表報(bào)到。代表較多時(shí)，分?jǐn)偽?、分類別進(jìn)行報(bào)到，并采用簡單的記號(hào)簽到，“√”表示到會(huì)，"×”表示缺席，“／”表示代表出席，"0”表示請(qǐng)假。對(duì)大型會(huì)議，可采用電腦簽到。
（2）會(huì)場(chǎng)引導(dǎo)。代表較少不作排位或只作分類排位時(shí)，按由前及后的方式，引導(dǎo)與會(huì)者靠前就座，填滿空位，確保秩序井然。代表較多需作整體排位時(shí)，在會(huì)場(chǎng)人口處放置事先印制好的座位表，并在會(huì)場(chǎng)兩側(cè)（過道）設(shè)立行數(shù)指示標(biāo)記，引導(dǎo)與會(huì)者順利就座。對(duì)與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓的引導(dǎo)，按接待預(yù)案由相關(guān)人員負(fù)責(zé)，會(huì)前酌情引人貴賓室休息，開幕時(shí)引導(dǎo)其上主席臺(tái)或前排相應(yīng)位置就座。
（3）會(huì)場(chǎng)合影。重要會(huì)議需要集體合影的，應(yīng)列入會(huì)議議程安排，并事先準(zhǔn)備平面布置圖及合影排位表。對(duì)內(nèi)合影的位置安排：第一排一般為座位，第二排及后面各排為站位（相關(guān)人員呈階梯式站立，通常不安排人員蹲著參加合影）。第一排領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓的人數(shù)不論是單數(shù)還是雙數(shù)，均按單主位原則排位，即排名第一位的領(lǐng)導(dǎo)居中，其他領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓按排名順序分別安排在其左右兩邊。涉外（國際會(huì)議）合影的位置安排：一般以站位形式合影，會(huì)議舉辦地領(lǐng)導(dǎo)（主人）居中，按禮賓次序，以一號(hào)領(lǐng)導(dǎo)（主人）右手為上，主客雙方間隔排列，兩邊為主方人員把邊。攝影現(xiàn)場(chǎng)由一名工作人員擔(dān)任指揮，在相關(guān)會(huì)務(wù)人員的協(xié)助下，組織與會(huì)代表及時(shí)、有序地進(jìn)人指定位置，避免蜂擁而上，保證攝影活動(dòng)有條不紊地進(jìn)行。
（3）會(huì)場(chǎng)催場(chǎng)。指定專人，現(xiàn)場(chǎng)跟進(jìn)會(huì)議主講嘉賓、發(fā)言人，并根據(jù)議程推進(jìn)或更改情況，及時(shí)催促主講人（發(fā)言人）上臺(tái)演講或就地發(fā)言，并注意提醒其把控發(fā)言時(shí)間。同時(shí)，及時(shí)招呼會(huì)間休息（茶歇）的與會(huì)代表進(jìn)人會(huì)場(chǎng)繼續(xù)開會(huì)。
（4）會(huì)場(chǎng)應(yīng)急。場(chǎng)內(nèi)應(yīng)急：通常在會(huì)場(chǎng)第二、第三排位置，預(yù)留機(jī)動(dòng)座位給會(huì)場(chǎng)應(yīng)急、機(jī)動(dòng)人員使用。一則及時(shí)與主持人溝通、聯(lián)絡(luò)（通過紙條、短信等）；二則為前兩排與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓傳遞臨時(shí)信息、提供保障性服務(wù)；三則隨時(shí)為與會(huì)代表提問提供無線話筒服務(wù)；四則監(jiān)控會(huì)場(chǎng)、維持會(huì)場(chǎng)秩序，并靈活處置突發(fā)事件。場(chǎng)外應(yīng)急：安排人員維持場(chǎng)外秩序，保證車輛停放有序，環(huán)境安靜；酌情準(zhǔn)備電力保障車，配備專業(yè)人士跟蹤服務(wù)，確保停電之后立即供電等。
