要做好吃、住、行等各個方面的保障服務(wù)，使與會代表有賓至如歸的感覺。
（1）飲食安排。會議餐飲以干凈、衛(wèi)生、可口為原則，以安排自助餐為主、圍餐為輔，并提前預留用餐空間。要照顧少數(shù)民族代表、身體不適者的特殊需要，酌情將相關(guān)要求下達給酒店宴會部門。代表房間有配送水果的，可發(fā)溫馨提示告知。
（2）宴請排位。會議一般不安排宴請。確有需要的，可安排一次歡迎或歡送宴會。宴請內(nèi)、外賓的排位是有明顯區(qū)分的，適用的原則不一樣，一個是以左為尊，一個是以右為尊，但目前一般都認同國際慣例，逐漸接受以右為尊的安排原則。所以現(xiàn)在宴請內(nèi)、外賓的排位均可按國際慣例來操作。具體宴請排位包括桌次及座次的排位，桌次的安排，可按照“面門為上，以遠為貴，居中為尊，以右為佳”的規(guī)則進行；各餐桌之間的距離一般不少于1.5米，餐桌與主通道的距離不少于2米，與墻壁的距離不少于1.2米；座次的安排，同一張餐桌一般以面門居中者為上，對著門口、正中的位子為主位，其他座次以離主位的遠近而定高低，右高左低（各桌的主位是同一方向）。中餐宴會，如有副主陪（第二主人），副主陪的座位在主陪的對面，一號客人在主人的右手，二號客人在主人的左手，三號客人在副主陪的右手，四號客人在副主陪的左手，以此類推。需要指出的是，主人的位置如遇有特殊的場景因素（如用字畫或裝飾品另外標示主位的方位等），應(yīng)視情況確定。另外，西餐宴會，一般習慣用長桌，安排男女交叉就座或男女分坐，女士優(yōu)先，其他與常規(guī)宴席排位無異。
（3）住宿安排。配置住房，要根據(jù)與會代表的職務(wù)、年齡、性別及健康狀況，區(qū)別對待，綜合考慮。副省級以上領(lǐng)導、重要嘉賓一般安排住套間，處級以上職務(wù)的代表、科研院校學術(shù)帶頭人、教授及外地嘉賓可安排住標準單間，生活有禁忌的少數(shù)民族代表也可安排住單間。老同志、女同志可盡量安排在向陽、通風、衛(wèi)生條件好的樓層和房間。
（4）交通安排。會議期間，指定專人負責車輛調(diào)度工作，對車輛及駕駛員統(tǒng)一進行管理、調(diào)配，對路上交通進行疏導。代表住地離會場較遠時，可安排擺渡車來回接送與會人員，并知會代表按時乘車、按車號人座。要預留機動車輛，隨時保障領(lǐng)導、嘉賓用車；已納人接待安排的，按接待預案派人派車。
（5）乘車排位。在一些正式場合，乘車也有座次排序的規(guī)矩，一般以“靠門為上、居右為上、方便為上、安全為上”，講究近門為貴，右尊左低，駕駛員后面第一排通常為最佳位置。如車輛為小轎車，則一號嘉賓座位在司機的右后邊，二號嘉賓座位在司機的正后邊，隨員座位則在司機的旁邊，后邊中間座位空著（為末位），一般不安排人員。如車輛為商務(wù)車，從方便出人考慮，座位順序依次是：中排右座、中排左座、后排中座、后排右座、后排左座、副駕駛座。如車輛為中巴車，按慣例是離門近者為主座，司機后面第一排即前排為尊，由前而后，后面各排的座次依次遞減。每一排座位的座次，講究“右高左低”，自右向左依次遞減。當然，排座要照顧到領(lǐng)導、嘉賓的坐車習慣，尊重其本人對座位的選擇，他坐在哪里，哪里就是上座（如有的領(lǐng)導喜歡坐在司機正后面的座位上，那個位置隱秘性比較好，而且安全系數(shù)比較高）。另外，如果坐在商務(wù)車中排座位的嘉賓中途下車，隨行工作人員應(yīng)請后排坐的嘉賓改坐中排座位，這會讓嘉賓體會到一種被尊重的感覺，也體現(xiàn)出一種會務(wù)精細化的服務(wù)。
（6）考察安排。安排參觀、考察，是會務(wù)工作一項必不可少的內(nèi)容。要指定專人，對考察項目、行車路線、行車時間、中途休息點及用餐點提前進行設(shè)計和勘察。條件允許時，可將考察活動安排確定下來，事先編人會議手冊，讓代表一目了然。出發(fā)前，還要進一步統(tǒng)計參觀、考察人數(shù)，對人員進行編組，引導參觀者按車輛編號上、下車；途中，安排人員介紹注意事項，講解沿途人文景觀及考察項目背景情況；考察完畢，再次清點人數(shù)，防止代表走散、漏乘車或上錯車，保證考察人員平安歸來。
（7）行走排列。在領(lǐng)導、嘉賓步行時，一般行走規(guī)則是以前為尊、前方高于后方、中央高于兩側(cè)、內(nèi)側(cè)高于外側(cè)。
地面行走位次：一般情況下，應(yīng)讓領(lǐng)導（嘉賓）走在前面，主陪人員跟在其左后方1～1.5米處；在領(lǐng)導不認路的情況下，主陪人員可在其左前方1～1.5米處帶路，身體側(cè)向嘉賓，左手引導方向，不要背對嘉賓。
樓梯行走位次：上樓時領(lǐng)導（嘉賓）一般在前、主陪人員在后，下樓時主陪人員在前、領(lǐng)導（嘉賓）在后。對年紀較大的領(lǐng)導（嘉賓），主陪可在其外側(cè)適當攙扶。上下樓梯時如需引導，工作人員走在領(lǐng)導（嘉賓）左前方約三個臺階的距離，身體稍向后側(cè)，引導領(lǐng)導（嘉賓）單行行進和靠里單行。
上下電梯位次：電梯無人時，主陪人員先進人（按住電梯按鈕），領(lǐng)導（嘉賓）后進入；電梯有人時，領(lǐng)導（嘉賓）先進，主陪人員后人；出電梯時，領(lǐng)導（嘉賓）先出，主陪人員在后。
上下飛機位次：副省級以上領(lǐng)導（嘉賓）由于乘飛機可走貴賓通道直達飛機懸梯口，上飛機時，領(lǐng)導（嘉賓）一般先上懸梯（在艙門口與送機人員揮手道別），隨行人員后上；下飛機時，領(lǐng)導（嘉賓）一般先下懸梯（在艙門口與接機人員招手致意），隨行人員后下。
（8）看望安排。會議間隙，可由有關(guān)會務(wù)負責同志帶隊，分組探望有關(guān)嘉賓及會議代表，了解人住賓館相關(guān)的服務(wù)情況，征詢對會務(wù)工作的意見，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正，或在力所能及的范圍內(nèi)加以改進。
