多部門(mén)聯(lián)合在異地辦會(huì)，盡管共同成立了組委會(huì)及會(huì)務(wù)籌備工作組，但由于工作人員分屬不同地區(qū)、不同單位，會(huì)前又不在一起集中辦公，所以統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)的難度仍然較大。為盡可能節(jié)約相互協(xié)調(diào)的時(shí)間，籌備工作組確定了會(huì)務(wù)工作以部門(mén)為依托，實(shí)行部門(mén)負(fù)責(zé)制，對(duì)會(huì)議組委會(huì)負(fù)責(zé)的原則。形成了以省××××××辦公室牽頭、上海市政府接待處具體落實(shí)、省發(fā)展改革委辦公室等部門(mén)協(xié)同、上海市××局（×辦）與接待酒店等有關(guān)部門(mén)參與、中國(guó)××××××聯(lián)絡(luò)部督促指導(dǎo)的運(yùn)作格局，也就此凝聚了辦會(huì)的合力。
1．優(yōu)化單位之間的任務(wù)分工
為更好地推進(jìn)、執(zhí)行會(huì)務(wù)工作，籌備工作組將各有關(guān)單位需要承擔(dān)的工作進(jìn)行了細(xì)分，確定了工作包干與兜底的“責(zé)任區(qū)”。
中國(guó)××××××2020年年會(huì)提請(qǐng)上海市政府承擔(dān)的具體工作
一、領(lǐng)導(dǎo)方面
（一）落實(shí)參加組委會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)、籌備組的工作人員：
1．籌備組工作人員由國(guó)家××××××、省××辦、省××廳和省××××××、上海市有關(guān)部門(mén)共同組成，需明確擔(dān)任會(huì)務(wù)總指揮和副總指揮的具體人員。
2．明確如何建立相關(guān)的工作制度和聯(lián)系方式，以加強(qiáng)溝通和協(xié)調(diào)。
（二）邀請(qǐng)上海市有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出席大會(huì)開(kāi)幕式并致歡迎詞（×月×日上午）。
（三）在大會(huì)主題發(fā)言階段作專(zhuān)題發(fā)言（×月×日上午）。
（四）邀請(qǐng)上海市有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出席×月×日的晚宴并致辭。
（五）邀請(qǐng)上海市有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出席×月×日上午的閉幕式。
二、宣傳方面
（一）邀請(qǐng)上海市及駐上海市的媒體到會(huì)進(jìn)行宣傳報(bào)道。
（二）提供上海市政府宣傳資料給與會(huì)代表。
三、現(xiàn)場(chǎng)考察、交通接送、安全保衛(wèi)
（一）與會(huì)代表的往返接送車(chē)輛（×月×日一×日，接送地點(diǎn)：上海白云機(jī)場(chǎng)、上?；疖?chē)站、上海火車(chē)東站一上海市南海××××酒店）。
中巴：8輛；面包車(chē)6輛（含工作用車(chē)）；小車(chē)5輛（最好是O牌）。
（二）×月×日下午現(xiàn)場(chǎng)考察用車(chē)：45～50輛；大巴：8～10輛（車(chē)輛需編號(hào)標(biāo)識(shí)）。
（三）組織有關(guān)干部會(huì)同省的同志一起隨車(chē)接送，接站時(shí)需備有接站牌。
（四）安排和組織實(shí)施×月×日下午與會(huì)代表的參觀(guān)考察活動(dòng)。內(nèi)容：略。
（五）會(huì)議期間賓館的安全保衛(wèi)。
（六）參觀(guān)考察期間的交通疏導(dǎo)和安全保衛(wèi)。
四、賓館方面
（一）安排和落實(shí)會(huì)議下榻的賓館：
部分工作人員×月×日入??；代表×月×日入住。離場(chǎng)時(shí)間：代表多為×月×日，工作人員為×月×日。
1．會(huì)場(chǎng)：
（1）大會(huì)場(chǎng)（400人左右）：使用時(shí)間為×月×日上午；×月×日上午兩節(jié)；
（2）分會(huì)場(chǎng)6個(gè)：×月×日下午一節(jié)；
（3）套會(huì)場(chǎng)地1個(gè)、×月×日晚一節(jié)（晚宴結(jié)束后國(guó)家××××××工作會(huì)議）。
2．住房（預(yù)計(jì)）：
（1）行政套房：×間；
（2）豪華套房：×間；
（3）豪華客房（單人）：×間；
（4）豪華客房（雙人）：×××間。
3．就餐：
（1）晚宴（400人左右）：×月×日晚18：00時(shí)；
（2）領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓××人圍餐（除晚宴）；
（3）代表自助餐（除晚宴）；
（4）工作人員、接送車(chē)輛司乘人員誤餐安排。
（二）會(huì)場(chǎng)布置（含有關(guān)證件的制作）：
（1）大會(huì)場(chǎng)、分會(huì)場(chǎng)的背景版制作；
（2）大會(huì)場(chǎng)、分會(huì)場(chǎng)的音響、錄音設(shè)備；
（3）大會(huì)場(chǎng)、分會(huì)場(chǎng)的投影設(shè)備；
（4）會(huì)場(chǎng)、晚宴的席位名單制作；
（5）嘉賓胸花：××個(gè)；
（6）有關(guān)證件：與會(huì)代表的代表證410個(gè)；工作人員證50個(gè)；記者證30個(gè)；就餐券；停車(chē)證。
（三）賓館內(nèi)外環(huán)境對(duì)該會(huì)的宣傳（如橫幅、彩旗、歡迎牌等）。
（四）籌備組在會(huì)議期間所需的工作設(shè)備：電腦6臺(tái)；傳真機(jī)1臺(tái)；打印機(jī)3臺(tái)（其中一臺(tái)能夠打印A3紙形）；復(fù)印紙張（A4紙5疊，A3紙1疊）等。
（五）聯(lián)系和落實(shí)會(huì)議期間的茶歇共3次。
（六）請(qǐng)賓館做好各類(lèi)標(biāo)識(shí)牌。
（七）攝影力面：
（1）安排×月×日上午大會(huì)開(kāi)幕式后400名與會(huì)代表的合影（拍照的選位、攝影師現(xiàn)場(chǎng)指揮），并于×月×日沖印完畢能夠發(fā)給與會(huì)代表；
照片大小：約40寸長(zhǎng)；
張數(shù)：400張。
（2）會(huì)場(chǎng)內(nèi)會(huì)議期間的攝影。
